高產的獵頭顧問都有一套按字母順序或數字順序的編排管理系統，他們用這個系統把過去和現在的候選人系統的排列并可以交叉參考。無論你是用文件柜還是用電子的數據庫，詳細分類和管理候選人的對訪尋的效率都有非常大的影響。
除了給每位候選人建立資料庫，整個的訪尋工作記錄也要有快速存取的方法。這樣，一旦你列出某個職位的合適候選人名單， 如果在日后的工作中遇到類似的職位，你隨時都能提出這個名單作為參考。所以我們最好詳細記錄訪尋過程，以備日后需要時參考。
訪尋記錄主要供日后參考以及提供有價值的信息，記錄的主要內容包括候選人姓名、年齡和基本聯絡信息（電話號碼、地址和興趣愛好等）。其它的一些資料，比如簡歷、分析報告和公司簡介等要分開存放。
如果職位或行業有相似之處，一份半年的訪尋記錄也可以當成新記錄的范本。
